先日、詰んだと書いたGoogle for Nonprofit（G4N）。Google Workspaceとメールサーバを紐づけることで、Gmailベースで使えるメールアドレスを自在に設定できるメリットがあります。Gmailベースですので、ブラウザでも、メールソフトでも管理ができるのは慣れている方にとってはありがたいですよね。
G4Nは、まずはわかやまNPOセンター以外のメンバーである和歌山市NPO・ボランティア推進協議会の運営委員の情報共有のために始めましたので、その運営委員のみなさんのグループを作成し、みなさんのメールアドレスを追加しました。これにより、グループのGoogleドライブやGoogleカレンダーでデータや日程を共有する、ということができるようになりました。
ちなみに、Googleカレンダーを共有する際に、手元の設定ではグループのみなさんが使えるようになっているはずなのに、実際には使えないというトラブルを解消するのに相当時間がかかりました。Googleのサービスは検索窓で「カレンダー」などと検索するとカレンダーの設定画面を示してくれて、ああ、ここをいじればいいんだ、とわかったのですが、実はそこ以外にも設定を変えないといけないところがあって、そこは見つけづらいのです。設定をくまなくチェックするのにも慣れが必要ですね。
さて、ここまでは問題なかったのですが、従来Googleのサービスをよく使っておられた方であればまだしも、そうでない方にとっては、届いたメールの意味がよくわからない、ということがわかりました。管理者がなにかの権限を変えたら変えたというメールが届き、なにかのアクセス権限を開放したら開放したというメールが届きます。「これはこういう意味なんです」ということを伝えようにも、協議会のメンバーはわかやまNPOセンターのスタッフではありませんので、日ごろ事務所にいるわけでもありません。ある程度はメールでフォローできますが、文字だけではなかなか説明できません。
どこかのタイミングで集まっていただき、画面を見せながらこれはこういう意味なんです、こうすることで使えます、という説明会をしなければならなくなりそうです。
NPO法人でG4Nを活用するには、顔が見える関係・場所で構築するのが最適である、ということを改めて認識した次第。