もうお盆間近。和歌山県NPOサポートセンターへのご相談件数は落ち着きを取り戻しつつあります。
毎年5月から6月にかけては、NPO法人の事業報告や役員変更、定款変更のご相談が特に集中するのですが、今年もその傾向はほとんど変わりませんでした。そんななかで、役員変更に関するご相談はケース・バイ・ケースになることが多く、スタッフも頭を悩ませることが少なくありません。
法律でNPO法人の役員任期は1期あたり2年まで（再任は妨げない）、と定められています（定款で任期を1年にしていたり、再任は何回までと決めていたりするケースもあります）が、役員任期が到達した時点で役員変更の手続きをしないといけないのですが、特に全員再任の場合を中心に役員変更の手続きを失念するケースが多くみられます。
また役員変更は、（1）定款で定められた方法での選任、（2）代表権を有する理事の選任、（3）法務局での役員変更登記、（4）所轄庁への役員変更届出の提出、と都合4つの手続きを踏む必要があるうえに、多くの書類には実印の押印を求められるほか、再任であっても登記手続きでは就任承諾書が必要であるなど、手続き自体も結構ややこしいのですよね（実印押印を省略できるケース、就任承諾書の作成を省略できる場合はありますが、それは別稿にて）。
法務局の登記官や相談を受け付けた方によって話すことが異なることもあり（なかには、NPO法人の事務手続きの負担を減らすために法務局側が取り計らってくれたことが、別の担当者には通じなかったということもあるようで、一概にどちらが悪いとは言えないのですが）、これが余計にことをややこしくしている場合もみうけられます。
役員変更に関するご相談も上記の（1）～（4）のどれにあてはまるのか、から読み解いてご案内させていただくのですが、特に（3）の登記に関しては法務局の管轄ですので、こちらは法務局が公開しているひな形などをもとに一般的なことしかご案内できません。ただ、ご相談の半分くらいは（3）に関することなのです。前回の登記の状況などを確認して対応させていただくことが多いのですが、前回の登記の記録が手元に残っていなかったり、前回の登記に関係する書類は残っていても、1～2年前ですので細かいポイントを失念してしまっているケースもあります。なぜ実印を押印したんだっけ、就任承諾書を省略できる条件はどうだったっけ、とか。こればかりは「わかやまNPO広場」のウェブページをご覧いただくか、細かく記録を残されるほかないのかもしれません。
面倒だからと役員変更登記を怠っていると、過料事件通知処分となることがありますし、法人を仮に解散する時には相当面倒になるようですので、登記は忘れずにおこなっていただきますように。。。
また、ある所轄庁では、役員変更届出が適切に提出されていない法人が全体の半数程度にのぼっているという話を聞いたことがあります。みなさんの団体は大丈夫ですか。いま一度ご確認ください。