先日来、和歌山県NPOサポートセンターではメールに関するトラブルが頻発しています。
なぜか、和歌山県内の一部ローカルプロバイダから和歌山県NPOサポートセンターへのメール送信時にエラーが出て送信ができない（サポートセンターからのメールは送信できるのですが…）という事象が複数発生して、急きょお問い合わせフォームを設置することになったということがありました。
また、和歌山県NPOサポートセンターが毎月1日・15日に配信しているメールマガジンの配信には9年前から某グループサービスを利用しているのですが、和歌山県内のNPO法人のみなさんなどに郵送していた情報紙「わか愛愛」の印刷費高騰や今秋の郵送代引き上げを踏まえ、ご希望の方には情報紙データのメール配信に切り替えようとその某グループサービスを活用しようとしたら、先日の仕様変更でそのグループに登録するには一定の条件がつけられるようになり、条件を満たさないメールアドレスはグループに登録できない事態に。やがて、メールマガジンの配信グループにもその条件が付せられていることがわかりました。
登録できない場合も「招待メール」を送信し、受信側が応諾していただけると大丈夫なのですが、そもそもどれが招待メールなのか見わけがつかないケースもあるようで、招待メールに応諾いただけないケースもあるほか、そもそも受信希望の方に二度手間を強いることになり、これは対策を考えないと、ということになりました。
さて、どうしたものか、と考えていたら、ふと、わかやまNPOセンターは非営利組織版Microsoft365を利用していることを思い出し、何かできないことはないかネット検索で「Microsoft365 メール配信」とかで調べてみると、ドンピシャのサービスこそないものの、Excelでメールアドレスを管理したうえで、データ等の共有サービス（といえばいいのでしょうか）SharePointと、Microsoft365などに含まれるアプリの動作を自動化できる（といえばいいのでしょうか）PowerAutomateというサービスを連動させることで似たことができることがわかりました。
いろいろ探ってみると、
（1）Excelでメールアドレスなどの情報を保存し、「テーブル」に変換、データベースとして使えるようにする
→ 実は「テーブル」の概念がよく分かっておらず、最初苦戦しました…
（2）（1）で作成したデータベースをSharePointで共有
（3）PowerAutomateでは、
1）SharePointに保存されているデータベースの「メールアドレス」にあたるセルを全行読みにいかせる
2）Outlookで、1）で読み込んだメールアドレスごとに同じ内容のメールを送信させる
までの行程を自動化させるプログラムを記載し保存。プログラムコードは書く必要はなかったです。このような内容を解説しているブログやYouTube動画などを参考にしながらそれなりのものができました。
そしてメールマガジン配信時には、（3）の2）の画面を開き、メールの本文と内容を記載し（実際は別に作っておいてコピー＆ペーストしますが）、プログラムを走らせることで、実質メールマガジンのような挙動を実現することができる、という段取りです。
Outlookは単体のアプリとしても使えますが、Microsoft365ではクラウド版Outlookからもメールの送受信ができます。配信先の情報はcsv形式でエクスポートできるので、これをエクセルに貼り付けて、「テーブル」に変換のうえ、SharePointにアップ。PowerAutomateで保存したプログラムから、400件の宛先を読み込ませて送信するテストをしてみたら約3分で完了しました。あくまでテストなので実際にメールは送信していないのと（その代わりにOutlookの受信トレイには400通の「送ろうとしたけど送れませんでした」というメールが届いていましたが…）、PowerAutomateは10分以内に挙動を完了させる必要があるようで、実際のメールマガジンの分量を送信させるとどうなるかわかりませんが、まぁ現時点ではOKとみていいでしょう。
もっとも、同じメールを数百カ所の宛先に送ることになるので、Outlookの「送信済みトレイ」には数百通の同じメールが残ります。これをきちんと整理する必要があるのと、1日に送信できるメールの数には上限があるそうなので、それは守る必要がありますが、いまのうちの環境ではその上限に達することは当面なさそうです。
難点は、配信先の追加や削除のたびにSharePoint上のデータを更新し、そのたびにPowerAutomateのプログラムに登録済みの参照先データを指定しなおす必要がありちょっと面倒なこと（これも自動化できそうなのですが今のところは手が回っていません）。でも自動化できるメリットのほうが大きいです、今のところ。
そんなこんなで、メールが届かない問題などに端を発した騒動。最初は、メール配信先を全部「Bcc」に突っ込んで送信することも考えていたのですが、これって操作を誤るととんでもないことになりますので、なんとか自動的にいけないかと思っていたところ。
PowerAutomateはともかく、SharePointとはどういうことができるサービスなのかまだよくわかっていませんが（汗）、ケガの功名とかいうもので、今後も何かできないか、ぼちぼちと考えてみたいと思います。