今日5月25日、無事にわかやまNPOセンターの通常総会が終わりました。おかげさまで用意していた全議案が可決されまして、事業年度末の様々な実務の大きなヤマは越えました。各種届出や登記申請など、法定の手続きを続けることになります。
さて、先日こちらでご紹介した郵便事情のお話。その後、続々とハガキやファックスなどで委任表決や書面表決などが届きまして、今日の総会開催時点では無事に定足数を満たすことができたのですが、昨夜スタッフが確認してくれたハガキの消印をみると「5月22日」。つまり、5月23日消印のハガキは昨日24日には事務所には届いていなかったのです。今日25日は土曜日なので郵便配達はありません。したがって、23日・24日の消印が押されたハガキがあったならば、週明け27日月曜日にまとめて届けられることになりそうです。
もし、5月23日や24日の消印のハガキが届いた場合、記載内容をみて判断することになるかと思います。今日の時点で定足数はクリアし、全議案が可決されていますので、仮に議案に対して反対の書面表決が届いたとしても、総会の議決内容が変わることはありません。ただ、総会開催前に投函されている事にも変わりはありませんので、議事録の「委任表決者」「書面表決者」の人数に加えるのが妥当と考えています。ただまったくの想定外、これっていいのだろうか、とか思ってしまいます。
来年はもっと早め早めに段取りをすること、そして電磁的方法による意思表示を促進することを考えるしかなさそうです。