昨夏、わかやまNPOセンターのドメイン（wnc.jp）をGoogle Workspaceで使えるようにしました。となると、メールはGmailがベースとなります。一方、別のメールサーバを使った従来型のPOP3メールも並行して送受信していますので、メールを一元管理ができるよう、各PCにはThunderbirdをインストールして利用しています。
Gmailは、送受信したメールのほか、迷惑メール、ゴミ箱に捨てたメールなども合わせて「すべてのメール」というファイル1つにまとめられています。そこから、送信したメールには「送信済み」、受信したメールには「受信トレイ」、任意のフォルダに分類したメールにはフォルダ名がラベルとして付与され、ブラウザ版Gmailにしろ、Thunderbirdなどメールソフトにしろ、そのフォルダに格納されているようにみえる、という仕組みなんだそうです。
ThunderbirdでGmailを利用した場合も受信トレイ、送信済みトレイ、各フォルダ内にメールはあるのですが、それとは別に「すべてのメール」というフォルダがあります。「すべてのメール」にもメールがあり、ラベリングされたフォルダ内にもメールがある、つまり1つのメールが2つのフォルダに保存されていることになります。
このうち「すべてのメール」は先述の通りすべてのメールを1つのファイルにまとめていますので、このファイルサイズが巨大になります。手元の環境では8GBくらいになっていました。送受信を行った際に、送信済みメールフォルダや受信トレイなどのフォルダ内のメールが動くだけではなく「すべてのメール」ファイルも動きますので、動作が一時的に重くなりますし、ストレージの容量も相当消費してしまいます。
いろいろ調べてみたら「ブラウザでGmailを開き、不必要なラベルのIMAP同期をオフにすればいい」と教えてくれました。さっそくGoogle WorkspaceにログインしてGmailに移動、設定画面で「すべてのメール」「重要」などほとんど使わないフォルダのIMAP同期をオフにして、Thunderbirdを再起動。そうすると同期を切ったフォルダが消え、メールを構成していたファイル容量が半分程度に減りました。
これだけでPCの容量を10GB以上開放することができました。もちろん「すべてのメール」はGoogle上には残っており、ラベリングされたメールだけがThunderbirdに同期されることになります。これを最初からしておけば、メールの動作が重たい…なんて悩むことが減っていたはず。でもサービスの使い方はユーザーそれぞれ別々。サービスの側が最初から教えてくれるわけはありませんよね。困ったときはウェブ検索なり、AIなりに聞いてみると解決策がみつかるかもしれない、ということを改めて知った次第です。
まだまだ知らんことだらけですね。。。