明日8月15日は和歌山県NPOサポートセンターのメールマガジン配信日。先日から苦労して構築したメール配信システムが無事稼働できるかどうかドキドキであります。
さてこの間、Microsoft365、Google for Nonprofitに登録したことを受けて、自身のパソコン環境でなにか改善できることはないか、いろいろ考えていたのですが、まず、G4N版のGoogleフォトにNPOセンターで保存していた過去の写真をバックアップがてらアップロードしてみました。全部で1GB以上のデータとなりました。これで事務所内のNAS（共有ハードディスク）が壊れても安心です。一応、RAID機能（1台のNASに2台のHDDが内蔵されており、2台間で常に同じデータを同期する機能）を有効にしているので、壊れることはまぁないとは思いますが…
Googleフォトにはアップロードした写真を分析し、自動的に分類してくれる機能がありますので、学習が済めば同じ人が写っている写真、同じ地域で撮影された写真などを抽出できるのではないかと思います。タグ付けすれば過去の写真も探しやすくなるメリットも考えられます。
動画もアップロードしたいのですがこちらは使い道の検討がまだなのでちょっとペンディング。
続いて、フリー版のGoogleドライブのデータをG4N版のGドライブに移管することを考えています。フリー版のGドライブ内のファイルの所有権はGoogle社が保有しているという話を聞いたことがありまして、なにかあってもこちらサイドは何も言えません。そこで、G4N版のドライブに移すことでデータの所有権を明らかにしようというわけです。ただこれをしようとすると、特に組織外部にURLを公開しているGoogleフォームなどのURLが変わってしまいます。アクセス権の設定もし直さないといけないのが面倒なので、これもペンディング中。
M365版のOneDriveには、思い切ってわたし個人のドキュメントフォルダ全部と、Thunderbirdのメールデータを移行しました。特にメールデータはいま数えたら職場関係、関与している団体関係、個人合わせると11のアカウントのメールを管理しています。Thunderbird PortableというUSBメモリなどに入れて持ち歩けるThunderbirdアプリをクラウドに入れると、クラウドにログインできる環境であればどこでもメール環境が復元できます。一度試してみようと思いまして環境を設定しました。これまでも自宅で一部アカウントのメールはみられたのですが、自宅でみて、職場でみて、となるとメールの管理がややこしくなっていました。既読管理やメール管理の情報も同期できますので便利ではあります。
ただ、Thunderbirdのメールファイルは数百MBになることも少なくないうえに、メールを送受信するとメールファイルが更新されるため、OneDrive上の同期に時間がかかって、同期が終わらないうちにWindowsをシャットダウンすると同期エラーが起こり、受信トレイが2つできたりしてしまうことがわかりました。ここは慣れるしかないですね。
ということで、Microsoft365、Google for Nonprofit導入で、クラウド領域に広大な容量が確保できるようになりましたので、セキュリティには気を付けながら、まずはわたしが「人柱」になって、引き続き便利な使い方を見つけ、うまくいけば法人内外に手法を広めていきたいと思います。