今週25日土曜日はわかやまNPOセンターのNPO法人としての通常総会。
当法人の場合、大型連休明けに監事監査が終わり、議案書を確定させてから5月中頃に正会員のみなさんにご案内をお送りすることとしています。ただそれでは直前過ぎるので、総会の日程が決まってから4月中頃に正会員のみなさんに日程が決まった旨をハガキで先行でご案内していまして「聞いてなかった」はできるだけ防ぐようにしています。
・・・が、昨年から配達事情が大きく変わっていることで遠方の方は投函から到達まで数日かかることもあるという話を聞いておりまして、一抹の不安を抱えながらも、5月16日木曜のお昼過ぎに和歌山市内の窓口に出向き議案書の封筒を投函してきました。さすがに和歌山市内であれば17日金曜には届くだろう、そのほかも20日月曜には届くだろう、と見込んでいたのです。
その目論見は崩れ去り、和歌山市内であっても20日月曜日にしか届いていなかったようです。総会出欠はハガキかFAX、電子メールのいずれかでお知らせいただけるようにしていたのですが、ハガキを封入しているとハガキでお知らせいただくことが多い傾向があり、そのハガキを投函いただいても事務所に届くには少し時間がかかります。
そんなわけで、5月22日朝の段階で出欠のお返事をいただいた正会員さんは10名に満たず、まったく定足数には足らない状態。これからハガキが続々と届くかと思いますので、それを待ちますが、まったくもってヒヤヒヤものです。
まだ総会をされていない団体のみなさん、議案書の送付は早め早めに準備されることを本当にお勧めします…。